Bij de provincie staat de gebruiker centraal
Burgers willen digitaal communiceren met de overheid. En
andersom. Dat geldt niet alleen voor de landelijke overheid of
de gemeentes, ook provincies zijn hard bezig om hun werkprocessen
te digitaliseren.
Neem de provincie Drenthe. Naar aanleiding van het
informatieplan ‘Welkom in Digitaal Drenthe’ formuleerden de
bestuurders het programma ‘Het Provinciehuis van Morgen’. Dit
ambitieuze programma richt zich op de revitalisering van het
Provinciehuis en de digitalisering van de documentstromen.
Projectcoördinator digitalisering ing. Willem van den Boogaart:
“Dit programma beoogt van het Provinciehuis een uitnodigende,
toekomstbestendige, flexibele, milieuvriendelijke en duurzame
werkomgeving te maken. Hierbij moet de informatievoorziening
voor bestuur, medewerkers en management zo optimaal
mogelijk digitaal ondersteund worden. Deze digitalisering heeft
tot doel binnen het Provinciehuis alle inkomende, nieuw
aangemaakte en uitgaande documentstromen - inclusief de
bewerking én archivering van alle documenten in de organisatie
- volledig digitaal te ondersteunen.” Het is een mond vol, maar
Van den Boogaart kent ook de cijfers die de provincie aan deze
doelen hangt. “De doelstelling voor digitalisering is dat medio
2011 tachtig procent van de medewerkers digitaal werkt in 23
verschillende werkprocessen.”
Zevenhonderd unieke sjablonen
Willem van den Boogaart: “We hebben nu een ‘stappenplan
Drenthe Digitaal’ voor de programmalijn digitalisering
opgesteld. Daarin staat beschreven hoe we in vier jaar van
analoog naar digitaal werken komen. De digitalisering startte in
2006 en resulteerde in het visiedocument ‘Van A naar D’. In
januari 2007 begon de provincie met een digitale testomgeving.
Samen met een aantal externe deskundigen is deze omgeving
ingericht en getest. In die testomgeving is het proces van het
verlenen van eenmalige subsidies aan evenementen digitaal
gemaakt. Zo verkende de provincie de mogelijkheden en
haalbaarheid van de digitaliseringslag.”
Prima ervaringen
“Het digitaliseren van werkprocessen is vooral een organisatorische
opgave en geen technische”, vindt Willem van den
Boogaart. Toch speelt techniek een belangrijke rol.
“Bij de provincie werken we alleen met bewezen techniek.
Software moet vooral betrouwbaar zijn en weinig ondersteuning
vergen. We willen met leveranciers langdurige relaties aangaan,
waarbij we op hun ondersteuning rekenen om zo het
digitaliseringproject tot een succes te maken.”
Als basis om de processen te digitaliseren is gekozen voor ‘Het
Provinciaal Referentiemodel’. Dit model is ontwikkeld door de
provincies in samenwerking met de Interprovinciale Overleggroep
Informatievoorziening (IOG-Info). De 23 werkprocessen
die in het model staan zijn opgesplitst in zestien primaire
processen die de burger direct raken. Denk daarbij aan het
verlenen van vergunningen of het handhaven van regels. De
overige zeven processen zijn ondersteunend: bestuursondersteuning
bijvoorbeeld of de factuurafhandeling, de procedure Gedeputeerde Staten en de werving & selectie van
medewerkers. In de komende jaren pakt de provincie elk
werkproces apart aan. Er wordt een analyse gemaakt, waarbij
elk proces wordt opgeknipt in een aantal deelprocessen met
daarin de verschillende activiteiten en documenten (sjablonen).
Zo’n deelproces met de activiteiten en sjablonen wordt weer
vertaald naar ‘proceskenniskaart’. Dit geheel is de basis voor
digitaal werken.
Van den Boogaart: “Onze schatting is dat er bij volledige
digitalisering gebruik wordt gemaakt van zeven- tot
achthonderd proceskenniskaarten. We gaan om die proceskenniskaarten
te vullen gebruik maken van standaardsjablonen
met diverse slimme componenten. Op dit moment gaan we uit
van ongeveer zes- tot zevenhonderd unieke én beheerde
sjablonen, die allemaal beheerd worden in MIT Office.”
Tekenen met een druk op de knop
Digitaal werken betekent fundamenteel anders werken. In de
huidige omgeving is het werk tastbaar: een document is op
papier beschikbaar. Een handtekening staat daadwerkelijk op
het document. Binnen de digitale omgeving staat het document
op het beeldscherm. De digitale handtekening is niet meer dan
een druk op de knop door de ambtenaar met tekenbevoegdheid.
Digitaliseren bij de provincie Drenthe
Ing. Willem van den Boogaart werkt
al bijna twintig jaar bij de provincie
Drenthe en altijd in de IT. Hij volgde
de opleiding Informatica aan de HTS
in Groningen en maakte zo de begintijd
van de automatisering mee. Zijn
eerste klus was een programmeerklus
in de taal Fortran. Op een kaart
moest zichtbaar gemaakt worden
hoeveel vogels er op een plek te
vinden waren in de provincie Drenthe
met behulp van een plotter en een Prime-computer.
Hij hielp mee aan de inrichting van de eerste pc’s onder
Windows 3.1 met de nieuwe grafische interface. Hij zag de
Novell-netwerken komen en om al die ontwikkelingen bij te
benen, organiseerde hij cursussen voor de medewerkers. Nu is
hij projectcoördinator digitalisering en werkt mee aan de
digitalisering van de primaire en ondersteunende werkprocessen
in het Provinciehuis te Assen.
“In het handboek ‘Spelregels Digitaal Werken binnen de
provincie Drenthe’ komt te staan hoe we in de digitale omgeving
werken”, zegt Van den Boogaart. “Hierin staat hoe we omgaan
met de digitalie handtekening, welke wetgeving van toepassing
is op het digitaal werken, wat wordt er opgeslagen in het digitaal
archief? In welke vorm?”
Elke overheidsorganisatie heeft de plicht een dergelijk
Documentair Structuur Plan of DSP aan te leggen. Met het
handboek ‘Spelregels Digitaal Werken binnen de provincie
Drenthe’ legt de provincie de basis voor het DSP.
Van den Boogaart: “We beogen het borgen van al onze kennis
die ligt ingebed in de gehele organisatie digitaal te ontsluiten.
We willen snel en interactief met burgers kunnen communiceren,
zonder daarbij vanzelfsprekend de noodzakelijke
zorgvuldigheid uit het oog te verliezen.”
